e-Fatura ve e-Defter Arşivleme: Saklama Süresi ve İkincil Kopya Zorunluluğu
Elektronik belgeler (e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv), Vergi Usul Kanunu kapsamındaki genel saklama süresine tabidir ve ayrıca ikincil bir kopyada (yedek ortamda) saklanması istenir — tek bir yerde tutmak riskli kabul edilir. Süre ve teknik detaylar mevzuatla belirlenir; burada sayısal yıl vermiyoruz, güncel durumu mali müşavirinizle teyit etmenizi öneririz.
Kağıt fatura döneminde "dosyaları saklıyoruz" demek yeterliydi. Elektronik belgede aynı basitlik yok — hem süre hem de saklama şekli ayrı birer konu.
Ne saklanmalı?
- Düzenlediğiniz ve aldığınız e-Fatura/e-Arşiv faturalar
- e-Defter dosyaları ve beratları
- e-İrsaliye ve varsa diğer e-belgeler
- Bu belgelere ait imza/mühür doğrulama kayıtları
"İkincil kopya" ne anlama gelir?
İkincil kopya, belgenizin yalnızca tek bir yerde (örneğin tek bir sunucuda) değil, ayrı bir ortamda da (yedek sunucu, bulut yedekleme gibi) saklanması gerektiği anlamına gelir. Amaç, tek bir arıza veya veri kaybının belgelerinizi tamamen yok etmesini önlemek.
Saklama süresi ve ikincil kopya için kabul edilen teknik yöntemler mevzuatla belirlenir ve güncellenebilir; kesin yıl sayısı ve format burada bilinçli olarak verilmiyor. Güncel yükümlülüğü mali müşavirinizle teyit etmenizi öneririz.
Bu, pratikte nasıl sağlanır?
Çoğu işletme için pratik çözüm, düzenli otomatik yedekleme sürecidir — hem program verinizin hem de elektronik belge arşivinizin ayrı bir ortamda (yerinde veya bulutta) düzenli olarak kopyalanması. Elle, hatırlandıkça yapılan yedekleme, bu yükümlülük açısından risklidir.
Yedekleme düzeninizi birlikte kontrol edelim
Elektronik belgeleriniz ikincil bir ortamda düzenli olarak yedekleniyor mu, birlikte bakalım.
Sık sorulan sorular
Etasoft Danışmanlık Ekibi
e-Dönüşüm Danışmanları
Yayın: 14 Temmuz 2026