Stok Sayımı Nasıl Yapılır? Adım Adım Prosedür
Doğru bir stok sayımı üç aşamadan oluşur: sayım öncesi hazırlık (hareketlerin durdurulması, sayım listelerinin hazırlanması), sayımın kendisi (bölge/depo bazlı, çift kontrol ile) ve sayım sonrası mutabakat (sistem ile fiili farkın analiz edilip düzeltilmesi). Hazırlık aşaması atlanırsa sayım süresi katlanır ve doğruluk düşer.
"Stok sayımımız 3 gün sürüyor" cümlesini sıkça duyarız. İncelediğimizde neredeyse her seferinde aynı sebep çıkıyor: sayım günü değil, hazırlık eksikliği asıl zaman kaybettiren şey. Doğru planlanmış bir sayım, aynı depo için birkaç saate inebilir.
Sayım öncesi hazırlık
- Sayım tarihini belirleyin ve mümkünse mal giriş/çıkışını o gün için durdurun.
- Sayım öncesi tüm bekleyen irsaliye ve faturaları sisteme işleyin — işlenmemiş hareket, sayım sonucunu baştan yanlış yapar.
- Depo alanlarını bölgelere ayırın ve her bölgeye bir sorumlu atayın.
- Sayım listelerini (barkod, ürün adı, mevcut sistem miktarı olmadan) hazırlayın — miktarı görmeden sayım, kişinin sistemdeki sayıya göre "yuvarlama" yapmasını önler.
Sayım listesinde sistem miktarının gösterilmemesi küçük ama kritik bir detaydır. Kişi sistemdeki sayıyı görürse, bilinçsizce ona yakın bir sayı söyleme eğilimine girer.
Sayım sırasında
- Her bölgeyi tek bir kişi değil, mümkünse iki kişi sayıp çapraz kontrol yapsın
- Barkodlu sayım kullanıyorsanız el terminaliyle okutarak hem hız hem doğruluk kazanın
- Sayılan bölgeleri işaretleyin — atlanan veya iki kez sayılan alan olmasın
- Şüpheli veya hasarlı ürünleri ayrı not edin, sonradan değerlendirin
Sayım sonrası mutabakat
Sayım bitince en kritik adım başlar: fiili sayım ile sistem kaydı arasındaki farkın analiz edilmesi. Her fark için "neden oluştu" sorusunu sormak, aynı farkın tekrarlanmasını önler. Sık görülen sebepler: işlenmemiş irsaliye, yanlış birim çevrimi, kayıt dışı numune/hediye kullanımı ve basit sayım hatası.
Sayımı barkodla hızlandırın
Barkod ve el terminali entegrasyonu ile sayım süresi belirgin şekilde kısalır.
Sayım ne sıklıkla yapılmalı?
Yıl sonu tam sayımı çoğu işletme için zorunlu bir rutindir, ancak yalnızca yılda bir sayım yapmak stok farklarının aylarca fark edilmemesi demektir. Yüksek değerli veya hızlı hareket eden ürünler için aylık, düşük değerli ürünler için üç ayda bir "kısmi sayım" (sürekli sayım / cycle count) yaklaşımı, farkları erken yakalamanızı sağlar.
Sık sorulan sorular
Etasoft Danışmanlık Ekibi
Stok ve Lojistik Danışmanları
Yayın: 10 Haziran 2026